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7 Zeitmanagement-Tipps: Freiraum für das Wesentliche

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Glaubt man den Umfragen, fühlen sich die meisten Menschen durch tatsächlichen oder empfundenen Zeitdruck getresst. Wer kennt sie nicht, die Aussage „ich habe keine Zeit“? Wir müssen oder wollen einfach zuviel in der uns zur Verfügung stehenden Zeit erledigen. Dieses Gefühl des ständigen Zeitdrucks kann ein ständiger Begleiter werden und uns dauerhaft belasten.

Ein erster Schritt zur Abhilfe ist, wenn Sie erkennen, dass die Ursachen für Ihren Zeitdruck nicht immer und ausschließlich in den äußeren Umständen liegen und sowohl Ihre persönlichen Einstellungen und Verhaltensweisen als auch eine ungünstige Zeitplanung dazu beitragen können, dass Sie nie über genügend Zeit verfügen.

Mehr Zeit für das, was Ihnen wirklich wichtig ist

Wenn Sie für sich erkannt haben, wo die Prioritäten in Ihrem Leben liegen – ob beruflich oder privat – hilft Ihnen eine überlegte Zeitplanung, Ihre Ziele effizient umzusetzen. Das heißt, die Dinge, die Ihnen wirklich wichtig sind, tun Sie mit einem möglichst optimalen Einsatz von Zeit und Energie.

Die Vorteile einer guten Zeitplanung liegen auf der Hand:

  • Planen erlaubt Ihnen, bei der Sache zu sein und entlastet Ihr Gehirn
  • Planen erlaubt Abschalten nach getaner Arbeit und verhilft Ihnen zu Gelassenheit
  • Planen erlaubt Erfolgskontrolle
  • Planen ermöglicht Freiheit und ist die Voraussetzung für Flexibilität statt Chaos
  • Planen bringt mehr Zeit und erspart Aufwand

Versuchen Sie doch einmal, die folgenden Tipps umzusetzen und freuen Sie sich über zusätzliche gewonnene Freiräume:

  1. Zeitbedarf realistisch einschätzen
    Planen Sie ausreichend Zeit für die einzelnen Tätigkeiten, indem Sie sich an Ihren Erfahrungswerten oder vergleichbaren Aufgaben orientieren. Definieren Sie zusätzlichen den maximalen Zeitaufwand, den Sie für die geplante Tätigkeit investieren wollen oder können.
  2. Pufferzeiten einplanen
    Irgendetwas kommt immer dazwischen! Also planen Sie am besten 30 – 40 % für spontane oder unerwartete Aktivitäten bzw. Störungen. Ansonsten ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihren Zeitplan nicht einhalten können und vorprogrammiert in Zeitnot geraten.
  3. Schriftlich und mit System planen
    Je nachdem, wie komplex Ihre Tage oder auch Ihre persönlichen Vorlieben sind, können Sie für die schriftliche Planung alles von der einfachen To-Do-Liste bis hin zu einem umfangreichen Zeitmanagementtool verwenden. Mein persönlicher Favorit ist die Methodik Getting Things Donevon David Allen. Passend dazu gibt es auch eine Reihe von Software, mit der Sie die Methode praktisch anwenden können. Eine Empfehlung für den Mac ist Thingsvon Cultered Code.
  4. Das Wichtigste zuerst
    Beginnen Sie bei Ihrer Tages- oder Wochenplanung mit den Aufgaben höchster Priorität.
  5. Persönliche Leistungskurve beachten
    Zu welcher Tageszeit haben Sie die meiste Energie und die besten Ideen? Beobachten Sie Ihren persönlichen Tagesrhythmus und nutzen Sie Ihr Wissen, um je nach Energielevel entsprechende Aufgabentypen zu verteilen. Zu den Zeiten, wenn Sie am leistungsfähigsten sind (Primetime), planen Sie A- und B-Aufgaben (Wichtige und dringliche Aufgaben). Mit Routinetätigkeiten oder Aufgaben geringerer Priorität beschäftigen Sie sich vor einem Hoch (Up-Phasen). Und die Zeiten nach einem Hoch (Down-Phasen) nutzen Sie für Erholung und Entspannung. Wenn Sie Ihren Biorhythmus noch nicht so gut kennen, empfehle ich Ihnen, sich selbst einmal ein paar Tage zu beobachten und als persönliche Leistungskurve aufzuzeichnen: PDF Persönliche Leistungskurve
  6. Regelmäßige Pausen einplanen
    Für eine sinnvolle und effektive Zeitgestaltung sind regelmäßige Ruhephasen unverzichtbar. Gerade wenn Sie unter hohem Druck stehen, brauchen Sie Pausen, um leistungsfähig zu bleiben und effizient arbeiten zu können. Für eine regenerative Pause eignet sich frische Luft, Bewegung, ein leichtes Essen oder auch eine Entspannungsübung. Packen Sie sich Ihre Pause nicht voll mit Erledigungen, denn das bringt Ihrer Entspannung gar nichts. Tun Sie sich etwas Gutes!
  7. Nachkontrolle
    Haken Sie am Ende des Tages ab, was Sie alles geschafft haben und freuen Sie sich über die erledigten Dinge. Dies ist gleichzeitig nochmals eine gute Gelegenheit, Ihre Zeitplanung auf Machbarkeit zu überprüfen und eventuell für die Zukunft anzupassen. Unerledigte Aufgaben übertragen Sie auf den nächsten Tag. Aber bitte mit einem Schmunzeln und ohne sich darüber zu ärgern – denken Sie statt dessen an all das, was Sie heute schon durchstreichen konnten!

 

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